E-Mail richtig schreiben: Ein radikal praktischer Ansatz

Eine E-Mail richtig schreiben. Du weißt, wie das geht? Schließlich schreibst du täglich dutzende Nachrichten?

Doch nur weil wir etwas häufig machen, heißt es nicht, dass wir es gut machen.

Denkst du, du könntest deine Nachrichten noch effektiver gestalten? Meinst du, dass ein praktisches System für dich hilfreich wäre? Hättest du gern ein Grundgerüst, mit dem dein Umgang mit E-Mails noch produktiver wird? Dann lass uns schauen, wie du noch bessere E-Mail schreiben kannst.

Anleitung: Eine E-Mail richtig schreiben

Was heißt es eigentlich: Eine E-Mail richtig schreiben“? Bevor wir uns mit der Umsetzung beschäftigen, sollten wir schauen, worum es uns eigentlich geht.

Grundsätzlich wollen wir beim E-Mail-Verkehr vor allem:

• Möglichst schnell das gewünschte Resultat erzielen
• Die Anzahl der Nachrichten möglichst gering halten
• Möglichst wenig Zeit mit der Bearbeitung verbringen, sodass wir mehr Zeit für wichtigere Dinge haben
• Den mentalen Ballast durch E-Mails möglichst gering halten (mehr dazu weiter unten)
• Prägnant und klar kommunizieren. Schließlich bringt es bringt keine Punkte, wenn die andere Person anschließend nicht weiß, was sie machen soll

Wenn es um das Schreiben von E-Mails geht, sind für uns 2 Szenarien interessant:

1. Wir schreiben selbst die erste E-Mail: Dann wollen wir eine bestimmte Reaktion erzeugen (z.B. eine Antwort, eine Beförderung, eine Entschuldigung, einen Auftrag) oder einfach nur eine Information übermitteln. Grundsätzlich wollen wir es dem Empfänger so einfach wie möglich machen, zu antworten. Das setzt eine gut geschriebene E-Mail voraus.
2. Wir schreiben eine Antwort: Auch hier wollen wir möglichst unsere Interessen vertreten und bewahren. Außerdem wollen wir möglichst schnell zum Resultat kommen. Das hört sich zwar etwas egoistisch an. Meistens ist es jedoch so.

Wie können wir diesen Situationen gerecht werden? Wie können wir möglichst effektiv und produktiv unsere E-Mails handhaben?

Prozesszentrierter Umgang mit E-Mails

Wollen wir einen produktiveren Umgang mit E-Mails, dann sollten wir unseren eigenen Umgang komplett hinterfragen. Sehr oft arbeiten wir alles andere als produktiv.

Cal Newport beschreibt in seinem Buch „Deep Work“ einen prozesszentrierten Umgang mit E-Mails. Die zugrundeliegende Idee dieser Herangehensweise ist folgende Frage:

Was ist das eigentliche Thema bzw. das Projekt dieser Nachricht? Was ist der effizienteste – im Sinne der Nachrichtengenerierung – Prozess, um dieses Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen?

Anstatt also einfach stupide deine E-Mails abzuarbeiten, solltest du dir vorher überlegen, worum es überhaupt geht. Was willst du erreichen?

Das Ziel von einem effektiven Umgang mit E-Mail sollte immer auch das Minimalisieren der empfangenen E-Mails sowie der Menge an mentalem Ballast, der durch E-Mails entsteht, sein.

Reduziere mentalen Ballast

Wenn du eine E-Mail beantwortest, möchtest du potenzielle Arbeit möglichst reduzieren. Dies beinhaltet vor allem den Austausch von Nachrichten ohne wirklichen Mehrwert.

Smalltalk ist eine wichtige Komponente unserer Kommunikation – hat jedoch nichts in einer E-Mail verloren. Schließlich willst du eine E-Mail richtig schreiben und kein Gespräch richtig führen.

Gleichzeitig willst du so wenig mentalen Ballast wie möglich anhäufen. Damit meine ich, dass möglichst wenig an dir und deinen mentalen Kapazitäten hängen bleibt. Du möchtest vermeiden, dass etwas offen und ungeklärt bleibt.

Nachdem du deine Nachricht verschickt hast, sollte sie nicht in deinem Kopf rumschwirren. Du willst möglichst nicht weiter darüber nachdenken (müssen).

Bei einem guten Gespräch wollen sich die beiden Gesprächspartner aufeinander einpendeln – einen Rapport bilden. Sie treten in Resonanz. Werfen sich gegenseitig immer wieder den Ball zu. Nicht bei E-Mails! Du fängst den Ball. Tust, was du tust. Und behältst den Ball! Du willst vermeiden, dass du ihn wieder und wieder zugeworfen bekommst. Das erreichst du, indem du ihn selber einfach nicht zurückwirfst.

Kein Grund, unfreundlich zu sein. Kein Grund, nicht aufmerksam zu sein. Kein Grund, der anderen Person kein gutes Gefühl zu geben. Trotzdem: Kein Grund, nicht das zu tun, was du eigentlich tun willst.

Umsetzung in der Praxis für bessere E-Mails

Wie setzen wir diesen prozesszentrierten Umgang um? Wie können wir nun eine E-Mail richtig schreiben? Lass uns etwas konkreter werden.

Es gibt kein konkretes Template, welchem wir folgen könnten. Schließlich ist jede Situation ja doch anders. Vielmehr geht es darum, die Einstellung und die Arbeitsweise zu verinnerlichen.

Um die weitere E-Mail-Korrespondenz gering zu halten, solltest du möglichst viele Optionen vorwegnehmen. Wenn du z.B. einen Vorschlag für etwas machst, dann belass es nicht dabei. Berücksichtige immer gleich die Möglichkeit, dass es nicht klappen könnte.

Vorgehen bei Terminvereinbarung

So könnte dann eine Terminvereinbarung aussehen:

…
Passt dir der 01.01. um 10 Uhr oder am 03.01. um 18 Uhr?

Falls nicht, könntest du mir bitte 3 alternative Termine vorschlagen, die dir passen.
…

Gleichzeitig willst du natürlich nicht einfach nur, weniger Zeit mit E-Mails verbringen. Stattdessen geht es ja vor allem darum, insgesamt effektiver und produktiver zu sein. Auch das sollte beim Schreiben von E-Mails berücksichtigt werden.

So könnte die Vereinbarung eines Telefonats bzw. Meetings aussehen.

…
Das hört sich gut an. Könntest du mir bitte zuvor per E-Mail deine genaue Vorstellung sowie deine Fragen schicken, damit ich mich vorbereiten und einschätzen kann, wie viel Zeit ich einplanen sollte.
…

Auf diese Weise kannst du vorher sicherstellen, dass das Problem bzw. das Thema klar ist. So kann dann während des Telefonats bzw. im Meeting gezielt eine Entscheidung getroffen werden und es muss nicht erst überlegt werden, was denn jetzt das Problem ist.

fyi (for your information)

Manchmal willst du auch einfach nur etwas mitteilen, ohne dass eine weitere Rückmeldung kommt. Im Gespräch ist es wichtig, immer wieder eine Rückmeldung zu erhalten, ob dich dein Gegenüber verstanden hat.

Wenn der Empfänger bzw. du die letzten 10 E-Mails beantwortet hat, wird wahrscheinlich auch die nächste Nachricht ankommen und gelesen werden. Prinzipiell gibt es daher keinen Grund für E-Mails, die nur aus „Danke“ oder Ähnlichem bestehen und als Bestätigung dienen.

Manchmal möchtest du jemanden etwas einfach nur mitteilen. Auch hier kannst du versuchen, eine weitere Nachrichtengenerierung zu minimieren.

…
Nochmal danke für das Gespräch. Wie abgesprochen werde ich wie folgt vorgehen:
…
…
…
Nächste Woche werde ich dich über meinen Fortschritt informieren.

Liebe Grüße
Simon

PS: Nur nochmal zur Information. Kein Grund für eine Antwort.

Indem wir Formulierungen wie „Kein Grund für eine Antwort“ verwenden, nehmen wir anderen Personen die „Last“, antworten zu müssen.

„Es ist deine Aufgabe, die Menschen um dich herum zu trainieren, sodass sie produktiv und effektiv sind. Niemand anderes wird es für dich tun.“
– Tim Ferriss

Mehr Zeit durch mehr Arbeit?

Auf den ersten Blick könntest du meinen, dass du deutlich mehr Aufwand auf diese Weise betreibst. Noch mehr Zeit mit E-Mails verbringst. Dem ist jedoch nicht so – zumindest nicht langfristig.

Auch wenn du nun mehr Zeit in das Schreiben einer E-Mail investiert, so wird sich die restliche Korrespondenz dramatisch reduzieren.

Anfangs wird es dir sicherlich schwerfallen und aufwendiger sein, solche Nachrichten zu schreiben. Doch nach einiger Zeit geht es ganz automatisch und spart dir enorm viel Zeit.

Versuche folgende Kriterien zu berücksichtigen:

• Arbeite ergebnisorientiert
• Begrenze die Anzahl von Optionen
• Mache klare Vorschläge und gib klare Vorgaben
• Versuche wenig für dich offenzuhalten, woran du später denken musst
• Erläutere klar und deutlich das weitere Vorgehen

5 Tipps, eine E-Mail richtig zu schreiben

Zuallererst sollten wir uns bewusst werden: Wir haben keinen Anspruch darauf, dass wir eine Antwort bekommen.

Nur weil wir eine Nachricht versenden, müssen wir keine zurückbekommen. Nur weil wir eine Nachricht erhalten, müssen wir nicht antworten.

Wenn deine E-Mail unüberlegt, unpräzise und schlecht zu lesen ist, kann sie einfach ignoriert und gelöscht werden. Schreibst du schlechte Nachrichten und gibst dir keine Mühe, hast du auch keine Antwort verdient.

Bitte respektiere die Zeit des anderen. Investiere etwas Arbeit. Berücksichtige vor allem folgendes Prinzip:

Es ist die Verantwortung des Absenders, den Empfänger davon zu überzeugen, dass eine Antwort lohnenswert ist.

1. Versuche dein Buch zu verkaufen

Wenn du ein Buch schreibst, ist der Titel enorm wichtig. Neben dem Cover ist es das Erste, womit ein potenzieller Leser in Berührung kommt. Ähnliches gilt für deine E-Mail: Der Betreff ist das Aushängeschild deiner Nachricht.

Der Betreff sollte möglichst aussagekräftig sein. Teilweise kann er schon alle wesentlichen Informationen der E-Mail enthalten. So nimmst du dem Empfänger Arbeit ab und die Person kann sofort entscheiden, wie sie mit der Nachricht umgehen möchte.

2. E-Mails sind mehr als nur zusammengefügte Wörter

Selbstverständlich ist es enorm wichtig, was du schreibst. Doch es gilt auch noch auf mehr zu achten.

Neben den reinen Wörtern ist auch die gesamte Darstellung wichtig. Mach es dem Empfänger einfach, deine Nachricht zu lesen.

Verwende Absätze und schreibe nicht alles als riesigen Block. E-Mails sollten scannbar und einfach zu lesen sein. Das Wesentliche sollte einem förmlich ins Auge springen.

Du bist gut beraten, wenn du KEINE GROßSCHREIBUNG UND KEINE AUSRUFEZEICHEN BENUTZT!!!!!! Das wirkt schnell aggressiv. Im Gespräch willst du auch nicht angeschrien werden.

Weiterhin sind E-Mails nicht unbedingt wie Briefe zu behandeln. Trotzdem sollte Rechtschreibung natürlich immer beachtet werden. Meiner Meinung nach ist eine Anrede nicht immer nötig. Ein Gruß am Anfang ist nett. Muss es jedoch sein, wenn man jemanden schon sehr gut kennt? Das kommt natürlich immer stark darauf an, wem man schreibt. Schau selbst, was du als passend einschätzt.

3. Lass nicht jeden an deiner Unterhaltung teilhaben

Wenn du weniger Antworten erhalten möchtest, kannst du ganz einfach weniger Nachrichten versenden. Teilweise gibt es in Unternehmen die Angewohnheit, Gruppen-E-Mails zu versenden. Am besten mit dutzenden von Personen im CC.

Das ist meist alles andere als zielführend. Sei sparsam mit CC. Überlege vorher, ob es wirklich angebracht und hilfreich ist. E-Mails an den Chef sollten nicht als Arbeitsnachweise angesehen werden.

4. Manchmal ist die beste Antwort …

Keine Antwort. Ernsthaft. Du musst nicht jeder Person antworten.

5. Stelle dir die ultimative Frage

Stell dir folgende Fragen, wenn du eine Nachricht schreiben möchtest:

1. Erschafft diese E-Mail einen Mehrwert – für mich bzw. den Empfänger?
2. Ist diese E-Mail, das beste und effizienteste Mittel, welches mir momentan zur Verfügung steht, um mein Vorhaben zu realisieren?

Beantwortest du eine der beiden Fragen mit „Nein“, dann schreib die Nachricht einfach nicht.

Fazit

Willst du eine E-Mail richtig schreiben, gilt es einiges zu beachten: Anstatt einfach draufloszuschreiben, solltest du vorher überlegen, worum es dir eigentlich geht. Was ist dein erwünschtes Resultat? Gestalte deine Nachricht dementsprechend.

Durch einen prozesszentrierten Herangehensweise sowie prägnant geschriebene Nachrichten kannst du E-Mails wieder zu einem effektiven und produktiven Tool machen.

Eine Frage bleibt: Willst du das überhaupt oder willst du dich weiterhin von der Informationsflut begraben und so von den wesentlichen Dingen abhalten lassen?